Лист ДФС від 27.01.2016 №859/З/99-99-19-02-02-15

Державна фіскальна служба України, керуючись ст. 52 Податкового кодексу України (далі – Кодекс), розглянула лист щодо зберігання та відновлення документів з виплати заробітної плати і повідомляє.

Відповідно до п. 1 ст. 9 Закону України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» (далі – Закон) підставою для бухгалтерського обліку господарських операцій є первинні документи, які фіксують факти здійснення господарських операцій. Первинні документи повинні бути складені під час здійснення господарської операції, а якщо це неможливо – безпосередньо після її закінчення. Для контролю та впорядкування оброблення даних на підставі первинних документів можуть складатися зведені облікові документи.

Відповідальність за організацію бухгалтерського обліку та забезпечення фіксування фактів здійснення всіх господарських операцій у первинних документах, збереження оброблених документів, регістрів і звітності протягом встановленого терміну, але не менше трьох років, несе власник (власники) або уповноважений орган (посадова особа), який здійснює керівництво підприємством відповідно до законодавства та установчих документів (п. 3 ст. 8 Закону).

Порядок створення, прийняття і відображення у бухгалтерському обліку, а також зберігання первинних документів, облікових регістрів, бухгалтерської звітності підприємствами, їх об'єднаннями та госпрозрахунковими організаціями (крім банків) незалежно від форм власності, установ та організацій, основна діяльність яких фінансується за рахунок коштів бюджету встановлено Положенням про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку, затвердженим наказом Міністерства фінансів України від 24.05.1995 №88, зареєстрованим у Міністерстві юстиції України 05.06.1995 за №168/704 (далі – Положення).

Відповідно до п. 6.10 Положення у разі пропажі або знищення первинних документів, облікових регістрів і звітів керівник підприємства, установи письмово повідомляє про це правоохоронні органи та наказом призначає комісію для встановлення переліку відсутніх документів та розслідування причин їх пропажі або знищення.

Для участі в роботі комісії запрошуються представники слідчих органів, охорони і державного пожежного нагляду.

Результати роботи комісії оформляються актом, який затверджується керівником підприємства, установи. Копія акта надсилається органу, у сфері управління якого перебуває підприємство, установа, а також державній податковій інспекції – підприємствами та місцевому фінансовому органу – установами, в 10-денний строк.

Вимога щодо підтвердження даних, пов'язаних з визначенням об'єктів оподаткування та/або податкових зобов'язань первинними документами, регістрами бухгалтерського обліку, фінансової звітності, інших документів, пов'язаних з обчисленням і сплатою податків і зборів, ведення яких передбачено законодавством, міститься у положенні п. 44.1 ст. 44 Кодексу.

Відповідно до п. 44.5 ст. 44 Кодексу, у разі втрати, пошкодження або дострокового знищення первинних документів, платник податків зобов'язаний у п'ятиденний строк з дня такої події повідомити контролюючий орган за місцем обліку в порядку, встановленому для подання податкової звітності.

Способи подання звітності регламентує п. 49.3 ст. 49 Кодексу, а саме:

а) особисто платником податків або уповноваженою на це особою;

б) надсилається поштою з повідомленням про вручення та з описом вкладення;

в) засобами електронного зв'язку в електронній формі з дотриманням умови щодо реєстрації електронного підпису підзвітних осіб у порядку, визначеному законодавством.

Платник податків зобов'язаний відновити втрачені документи протягом 90 календарних днів з дня, що настає за днем надходження повідомлення до контролюючого органу.