Державна фіскальна служба України розглянула лист щодо відображення у податковому обліку витрат, які не підтверджені первинними документами, та, керуючись ст. 52 Податкового кодексу України (далі – Кодекс), повідомляє.
Відповідно до п. 44.1 ст. 44 Кодексу для цілей оподаткування платники податків зобов’язані вести облік доходів, витрат та інших показників, пов’язаних з визначенням об’єктів оподаткування та/або податкових зобов’язань, на підставі первинних документів, регістрів бухгалтерського обліку, фінансової звітності, інших документів, пов’язаних з обчисленням і сплатою податків і зборів, ведення яких передбачено законодавством.
Платникам податків забороняється формування показників податкової звітності, митних декларацій на підставі даних, не підтверджених документами, що визначені абзацом першим цього пункту.
Для обрахунку об’єкта оподаткування платник податку на прибуток використовує дані бухгалтерського обліку та фінансової звітності щодо доходів, витрат та фінансового результату до оподаткування (п. 44.2 ст. 44 Кодексу).
Згідно з п.п. 134.1.1 п. 134.1 ст. 134 Кодексу об’єктом оподаткування є прибуток із джерелом походження з України та за її межами, який визначається шляхом коригування (збільшення або зменшення) фінансового результату до оподаткування (прибутку або збитку), визначеного у фінансовій звітності підприємства відповідно до національних положень (стандартів) бухгалтерського обліку або міжнародних стандартів фінансової звітності, на різниці, які виникають відповідно до положень розділу III «Податок на прибуток підприємств» Кодексу.
Правові засади регулювання, організації, ведення бухгалтерського обліку визначені Законом України від 16 липня 1999 року № 996-XIV «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» (далі – Закон № 996).
Регулювання питань методології бухгалтерського обліку та фінансової звітності здійснюється Міністерством фінансів України, яке затверджує національні положення (стандарти) бухгалтерського обліку, інші нормативно-правові акти щодо ведення бухгалтерського обліку та складання фінансової звітності (п. 2 ст. 6 Закону № 996).
Таким чином, підтверджуючі первинні документи складаються відповідно до вимог бухгалтерського обліку. З питань щодо правильного оформлення первинних документів необхідно звертатись до Міністерства фінансів України.
Водночас ст. 1 Закону № 996 визначено, що первинний документ – це документ, який містить відомості про господарську операцію та підтверджує її здійснення, а господарська операція – це дія або подія, що викликає зміни у структурі активів та зобов’язань, власному капіталі підприємства. Згідно зі ст. 9 Закону № 996 підставою для бухгалтерського обліку господарських операцій є первинні документи, які фіксують факти здійснення цих операцій. Первинні документи мають бути складені під час здійснення господарської операції, а якщо це неможливо – безпосередньо після її закінчення.
Первинні та зведені облікові документи повинні мати такі обов’язкові реквізити: назву документа (форми); дату і місце складання; назву підприємства, від імені якого складено документ; зміст та обсяг господарської операції, одиницю виміру господарської операції; посади осіб, відповідальних за здійснення господарської операції і правильність її оформлення; особистий підпис, аналог власноручного підпису або підпис, прирівняний до власноручного підпису відповідно до Закону України «Про електронний цифровий підпис», або інші дані, що дають змогу ідентифікувати особу, яка брала участь у здійсненні господарської операції.
З урахуванням зазначеного, а також висновків, викладених у листі Вищого адміністративного суду України від 02.06.2011 № 742/11/13-11, для підтвердження даних податкового обліку можуть братися до уваги лише первинні документи, складені в разі фактичного здійснення господарської операції та за наявності всіх формальних реквізитів таких документів, передбачених чинним законодавством.