Про розгляд звернення
Державна фіскальна служба України на лист ….. про електронний документообіг ……. повідомляє таке.
Статтею 14 Закону України від 22 травня 2003 року № 851-IV „Про електронні документи та електронний документообіг” (далі – Закон № 851) встановлено, що електронний документообіг здійснюється відповідно до законодавства України або на підставі договорів, що визначають взаємовідносини суб’єктів електронного документообігу. Використання електронного документа у цивільних відносинах здійснюється згідно із загальними вимогами вчинення правочинів, встановлених цивільним законодавством.
Відповідно до п. 2 ст. 9 Закону України „Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні” (далі – Закон № 996) підставою для бухгалтерського обліку господарських операцій є первинні документи, які фіксують факти здійснення господарських операцій. При цьому первинні та зведені облікові документи можуть бути складені на паперових або машинних носіях і повинні мати обов’язкові реквізити:
назву документа (форми);
дату і місце складання;
назву підприємства, від імені якого складено документ;
зміст та обсяг господарської операції, одиницю виміру господарської операції;
особистий підпис, аналог власноручного підпису або підпис, прирівняний до власноручного підпису відповідно до Закону України від 22 травня 2003 року № 852-IV „Про електронний цифровий підпис”, або інші дані, що дають змогу ідентифікувати особу, яка брала участь у здійсненні господарської операції.
При цьому п. 2.3 Положення про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку, затвердженого наказом Міністерства фінансів України від 24.05.1995 № 88, зареєстрованого в Міністерстві юстиції України 05.06.1995 за № 168/704, встановлено, що первинні документи, створені в електронному вигляді, застосовуються у бухгалтерському обліку за умови
дотримання вимог законодавства про електронні документи та електронний документообіг.
У разі складання та зберігання первинних документів і регістрів бухгалтерського обліку на машинних носіях інформації підприємство зобов’язане за свій рахунок виготовити їх копії на паперових носіях на вимогу інших учасників господарських операцій, а також правоохоронних органів та відповідних органів у межах їх повноважень, передбачених законами (п. 6 ст. 9 Закону № 996).
Водночас пунктом 85.2 статті 85 Податкового кодексу України (далі – Кодекс) визначено, що платник податків зобов’язаний надати посадовим (службовим) особам контролюючих органів у повному обсязі всі документи, що належать або пов’язані з предметом перевірки. Такий обов’язок виникає у платника податків після початку перевірки.
Аналогічно п. 85.4 статті 85 Кодексу встановлено, що при проведенні перевірок посадові особи контролюючого органу мають право отримувати від платників податків належним чином завірені копії первинних фінансово-господарських, бухгалтерських та інших документів, що свідчать про приховування (заниження) об’єктів оподаткування, несплату податків, зборів (обов'язкових платежів), порушення вимог іншого законодавства, контроль за дотриманням якого покладено на контролюючі органи.
Перевірка цілісності електронного документа проводиться шляхом перевірки електронного цифрового підпису відповідно до статті 12 Закону № 851.
Абзацом шостим статті 7 Закону № 851 визначено, що копією документа на папері для електронного документа є візуальне подання електронного документа на папері, яке засвідчене відповідно до Порядку засвідчення наявності електронного документа (електронних даних) на певний момент часу, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 26 травня 2004 року № 680.
Для цілей оподаткування платники податків зобов’язані вести облік доходів, витрат та інших показників, пов’язаних з визначенням об’єктів оподаткування та/або податкових зобов’язань, на підставі первинних документів, регістрів бухгалтерського обліку, фінансової звітності, інших
документів, пов’язаних з обчисленням та сплатою податків і зборів, ведення яких передбачено законодавством (п. 44.1 статті 44 Кодексу).
Додатково інформуємо, що порядок подання платниками податків податкової звітності до органів державної податкової служби України в електронній формі із використанням електронного цифрового підпису встановлено Інструкцією з підготовки і подання податкових документів в електронному вигляді засобами телекомунікаційного зв’язку, затвердженою наказом ДПА України від 10.04.2008 № 233 (зареєстровано в Міністерстві юстиції України 16.04.2008 за № 320/15011).
Статтями 6 та 19 Конституції України передбачено, що органи законодавчої, виконавчої та судової влади здійснюють повноваження у встановлених цією Конституцією межах і відповідно до законів України. Органи державної влади та органи місцевого самоврядування, їх посадові особи діють у межах повноважень та спосіб, визначені Конституцією та законами України.
Положенням про Державну фіскальну службу України, затвердженим постановою Кабінету Міністрів України від 21 травня 2014 року № 236, на ДФС покладено функції контролю за додержанням податкового і митного законодавства.
Відносини, що виникають у сфері справляння податків і зборів, здійснення контролю за платниками податків та зборів, їх права та обов’язки, повноваження і обов’язки посадових осіб контролюючих органів під час проведення податкового контролю, а також відповідальність за порушення податкового законодавства регулюються Кодексом.
Крім того, відповідно до пункту 1 Положення про Міністерство фінансів України, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 20 серпня 2014 року № 375, Міністерство фінансів України є головним органом у системі центральних органів виконавчої влади, що забезпечує формування та реалізує державну політику у сфері бухгалтерського обліку.
Голова Р.М. Насіров